Những băn khoăn của doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm

Khi chọn nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp đối mặt với những cân nhắc quan trọng. Bài viết tập trung phân tích các yếu tố mang tính chiến lược, then chốt, giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các lựa chọn sáng suốt và tối ưu

I. Chọn nhà cung cấp (NCC) nước ngoài hay trong nước

Việc lựa chọn NCC trong nước hay nước ngoài khi xây dựng/triển khai phần mềm là một quyết định quan trọng, phụ thuộc vào các yếu tố:

Về khả năng phối hợp chặt chẽ và liên tục trong quá trình triển khai, NCC trong nước có lợi thế lớn nhờ khoảng cách địa lý gần, sử dụng chung ngôn ngữ và hiểu rõ bối cảnh văn hóa, kinh doanh địa phương. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hiểu lầm và tăng tốc độ xử lý vấn đề. Ngược lại, NCC nước ngoài có thể gặp trở ngại về múi giờ, chi phí đi lại và rào cản ngôn ngữ.

Trong giai đoạn vận hành, NCC trong nước thường có đội ngũ hỗ trợ gần gũi, dễ dàng phản ứng nhanh trước các sự cố khẩn cấp, trong khi NCC nước ngoài chủ yếu dựa vào hỗ trợ từ xa, dẫn đến thời gian phản hồi chậm hơn và chi phí hỗ trợ cao hơn.

Về khả năng tùy chỉnh, tích hợp, NCC trong nước linh hoạt hơn nhờ sự quen thuộc với hệ thống và quy trình của doanh nghiệp. Họ dễ dàng đáp ứng yêu cầu tùy chỉnh hoặc tích hợp với các hệ thống khác. Ngược lại, NCC nước ngoài có thể mất thêm thời gian để nắm bắt bối cảnh và xử lý các yêu cầu đặc thù.

Về chi phí, NCC trong nước thường có lợi thế với giá thành nhân công và triển khai thấp hơn, đồng thời không phải chịu các chi phí phát sinh như thuế nhập khẩu dịch vụ, chi phí đi lại quốc tế hay chênh lệch tỷ giá. Trong khi đó, NCC nước ngoài, dù có thể mang lại giải pháp công nghệ tiên tiến, thường đi kèm với chi phí cao hơn, đặc biệt trong các giai đoạn bảo trì và nâng cấp định kỳ.

Ngoài ra, NCC trong nước còn có một số lợi thế bổ sung nổi bật, bao gồm:

• Am hiểu pháp luật và quy định địa phương: NCC trong nước thường nắm rõ các quy định pháp lý về công nghệ, dữ liệu và kinh doanh, giúp giảm thiểu rủi ro không tuân thủ và đơn giản hóa thủ tục hợp đồng.
• Khả năng tùy chỉnh cao và phù hợp với nhu cầu địa phương: Các NCC trong nước có thể linh hoạt điều chỉnh giải pháp theo yêu cầu ngành nghề và thực tiễn tại địa phương, giúp doanh nghiệp nhận được sản phẩm sát với nhu cầu hơn.
• Xây dựng mối quan hệ dài hạn: Sự gần gũi về địa lý và văn hóa tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững, đồng thời NCC trong nước thường chú trọng duy trì uy tín trong thị trường nội địa.
• Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): NCC trong nước thường có các gói dịch vụ phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp nhỏ, điều mà NCC nước ngoài đôi khi khó đáp ứng.
• Quản lý hợp đồng và giải quyết tranh chấp dễ dàng hơn: Làm việc với NCC trong nước giúp đơn giản hóa các vấn đề pháp lý hoặc tranh chấp, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Đóng góp vào sự phát triển kinh tế trong nước: Việc lựa chọn NCC nội địa không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn thúc đẩy sự phát triển của ngành công nghệ trong nước, tạo việc làm và xây dựng hệ sinh thái công nghệ bền vững.

Tóm lại, NCC trong nước mang lại lợi thế rõ rệt về chi phí, tính linh hoạt, sự am hiểu địa phương và hỗ trợ lâu dài, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp muốn tối ưu hóa các nguồn lực nội địa. Trong khi đó, NCC nước ngoài sẽ là lựa chọn lý tưởng nếu dự án yêu cầu công nghệ tiên tiến hoặc giải pháp đã được chứng minh ở quy mô toàn cầu.

II. Chọn sản phẩm đã có hay xây dựng phần mềm từ đầu

Khi thuê đối tác bên ngoài triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa việc sử dụng phần mềm có sẵn (off-the-shelf) và phần mềm xây dựng từ đầu (custom-built) dựa trên nhu cầu thực tế, chiến lược và ngân sách. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét:

1. Phần mềm có sẵn

Phần mềm có sẵn được phát triển để đáp ứng các nhu cầu tiêu chuẩn và thường do các NCC phần mềm lớn cung cấp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nhỏ muốn tùy chỉnh theo đặc thù riêng, có thể gặp các vấn đề sau:

Ưu điểm:

• Thời gian triển khai nhanh hơn: Đối tác triển khai có thể thực hiện cài đặt và cấu hình nhanh chóng dựa trên nền tảng đã có.
• Chi phí triển khai ban đầu thấp hơn: So với việc xây dựng từ đầu, phần mềm có sẵn giúp giảm chi phí phát triển.
• Độ ổn định cao: Sản phẩm đã được kiểm nghiệm bởi nhiều người dùng trên thị trường, ít gặp rủi ro lỗi.

Nhược điểm:

• Giới hạn tùy chỉnh:
  • Đặc biệt với phần mềm của NCC có thương hiệu: Những NCC này thường tập trung vào các khách hàng lớn, sẵn sàng tùy chỉnh phần mềm cho các doanh nghiệp nhỏ với chi phí rất cao, hoặc từ chối tùy chỉnh nếu dự án không đủ lớn.
  • Đối với doanh nghiệp nhỏ, các yêu cầu đặc thù có thể không được đáp ứng đầy đủ hoặc phải chấp nhận sử dụng phần mềm theo khuôn mẫu có sẵn.
• Khả năng tích hợp hạn chế: Phần mềm sẵn có từ NCC có thương hiệu có thể sử dụng kiến trúc khép kín, gây khó khăn khi tích hợp với các hệ thống hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp.
• Chi phí tùy chỉnh phát sinh cao: Nếu cần tùy chỉnh sâu, chi phí đối tác triển khai yêu cầu có thể vượt qua chi phí phát triển từ đầu.

2. Phần mềm xây dựng từ đầu

Phần mềm xây dựng từ đầu được thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu và định hướng của doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Tùy chỉnh toàn diện: Được thiết kế hoàn toàn theo quy trình và đặc thù của doanh nghiệp, không bị giới hạn bởi các tính năng có sẵn.
• Nền tảng công nghệ hiện đại: Do được phát triển mới, phần mềm có thể sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất và kiến trúc mở, dễ dàng tích hợp trong tương lai.
• Khả năng mở rộng cao: Phần mềm xây dựng từ đầu có thể được thiết kế để dễ dàng bổ sung tính năng hoặc tích hợp với các giải pháp khác trong tương lai.

Nhược điểm:

• Chi phí ban đầu cao hơn: Việc phát triển từ đầu yêu cầu đầu tư lớn về tài chính, nhân lực và thời gian.
• Thời gian triển khai dài hơn: Vì phải trải qua các giai đoạn từ phân tích, thiết kế, phát triển đến kiểm thử, triển khai.
• Phụ thuộc vào đối tác triển khai: Chất lượng phần mềm phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực và uy tín của đối tác phát triển.

So sánh và khuyến nghị

Tiêu chí	Phần mềm có sẵn	Phần mềm xây dựng từ đầu
Thời gian triển khai	Nhanh hơn	Dài hơn do phát triển từ đầu
Chi phí triển khai ban đầu	Thấp hơn	Cao hơn
Khả năng tùy chỉnh	Hạn chế, đặc biệt với NCC lớn	Toàn diện, đáp ứng mọi yêu cầu
Khả năng tích hợp	Hạn chế nếu kiến trúc đóng	Dễ dàng với kiến trúc mở
Nền tảng công nghệ	Có thể cũ hơn	Mới nhất
Độ ổn định ban đầu	Đã được kiểm nghiệm	Phụ thuộc vào năng lực đối tác triển khai
Khả năng mở rộng	Hạn chế	Cao hơn

Doanh nghiệp nên chọn gì?

• Chọn phần mềm có sẵn nếu:
  • Doanh nghiệp cần giải pháp nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu cấp bách.
  • Ngân sách triển khai ban đầu hạn chế.
  • Các tính năng tiêu chuẩn của phần mềm đáp ứng phần lớn yêu cầu của doanh nghiệp.
• Chọn phần mềm xây dựng từ đầu nếu:
  • Doanh nghiệp có quy trình đặc thù, yêu cầu tùy chỉnh cao mà phần mềm sẵn có không đáp ứng được.
  • Doanh nghiệp muốn đầu tư vào giải pháp dài hạn với khả năng mở rộng và tích hợp tốt trong tương lai.
  • Ngân sách đủ lớn để đảm bảo quá trình phát triển và triển khai phần mềm thành công.

Tóm lại, khi thuê đối tác triển khai, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa việc đáp ứng nhanh (phần mềm có sẵn) và tùy chỉnh hoàn hảo (phần mềm xây dựng từ đầu). Nếu sử dụng phần mềm từ NCC có thương hiệu, cần lưu ý rằng chi phí tùy chỉnh có thể rất cao hoặc không khả thi đối với các doanh nghiệp nhỏ.

III. Chọn NCC phần mềm có khả năng đồng hành

Việc lựa chọn NCC phần mềm không chỉ là tìm kiếm một đơn vị triển khai giải pháp công nghệ mà còn là xác định đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình vận hành, mở rộng và chuyển đổi số. Để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả và lâu dài, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí sau:

1. Khả năng đáp ứng mọi nhu cầu quản lý và làm chủ công nghệ

NCC cần đảm bảo khả năng cung cấp các giải pháp linh hoạt, không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý hiện tại mà còn hỗ trợ doanh nghiệp làm chủ công nghệ, thích ứng với những thay đổi trong tương lai. Điều này bao gồm:

• Hiểu biết sâu sắc về quản lý doanh nghiệp, từ vận hành nội bộ đến các nhu cầu đặc thù theo ngành nghề.
• Ứng dụng công nghệ tiên tiến và nền tảng mở, dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện tại hoặc mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
• Sẵn sàng điều chỉnh giải pháp để phù hợp với chiến lược kinh doanh và những thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp.
• Chuyển giao kiến thức và hỗ trợ chuyên sâu, giúp doanh nghiệp chủ động vận hành và nâng cấp hệ thống khi cần.

2. Khả năng quy hoạch lộ trình chuyển đổi số

Một NCC không chỉ triển khai phần mềm mà còn cần đóng vai trò là đối tác chiến lược, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng lộ trình chuyển đổi số rõ ràng và hiệu quả. Họ cần:

• Đánh giá toàn diện hiện trạng hệ thống và quy trình vận hành của doanh nghiệp.
• Đề xuất các bước đi cụ thể, từ tối ưu hóa quy trình hiện tại đến áp dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu suất.
• Đảm bảo giải pháp phần mềm không chỉ phục vụ nhu cầu trước mắt mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp đổi mới và phát triển dài hạn.

3. Kinh nghiệm triển khai thực tiễn và đa ngành

Kinh nghiệm thực tế là yếu tố quan trọng giúp NCC hiểu rõ các thách thức và nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực. Những NCC có kinh nghiệm triển khai đa ngành thường có khả năng đưa ra các giải pháp thực tế, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai.

4. Cam kết hỗ trợ lâu dài và toàn diện

Một NCC đồng hành cần cam kết hỗ trợ doanh nghiệp không chỉ trong giai đoạn triển khai mà còn xuyên suốt quá trình vận hành và phát triển. Điều này bao gồm:

• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và hiệu quả.
• Bảo trì, nâng cấp phần mềm định kỳ để đảm bảo hệ thống luôn vận hành ổn định.
• Đồng hành trong các dự án mở rộng, tích hợp hoặc thay đổi hệ thống khi doanh nghiệp phát triển.

5. Khả năng bảo mật và tuân thủ quy định

Trong thời đại số hóa, bảo mật dữ liệu là yếu tố không thể thiếu. NCC cần áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001 và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến quản lý dữ liệu như GDPR hoặc các quy định tương tự tại địa phương.

6. Chi phí tối ưu

Bên cạnh các yếu tố về chất lượng và hỗ trợ, một NCC có chi phí tối ưu sẽ là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số hoặc phát triển quy mô. Chi phí tối ưu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách mà còn đảm bảo sự hiệu quả lâu dài của giải pháp phần mềm.

• Cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.
• Đảm bảo chi phí hợp lý trong suốt quá trình triển khai, bảo trì và nâng cấp, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
• NCC có khả năng đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và tính hiệu quả của phần mềm.

Kết luận

Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp không chỉ quyết định sự thành công của dự án hiện tại mà còn định hình lộ trình phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Một NCC có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu quản lý, làm chủ công nghệ, tư vấn chiến lược dài hạn, cam kết hỗ trợ lâu dài và có chi phí tối ưu sẽ trở thành đối tác đồng hành đáng tin cậy. Họ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và đạt được các mục tiêu tăng trưởng bền vững